عزيمتهم وإصرارهم.

إدارة الجودة التي تأسست في العام (2010) تعد من الإدارات المهمة في صندوق الضمان الاجتماعي .ولهذا كان حوارنا مع مديرها أ. حمزة الشريف لتسليط الضوء على مصطلح الجودة ونشر ثقافة الجودة لدى العاملين بالصندوق واقتراح البرامج والآليات والخطط .

مهندس حمزة: عند اختياركم لخطة التجويد؛ ما النقاط الأساسية المعتمدة من قبلكم لضمان التنفيذ؟

   إدارتنا مرتكزة على أساس سليم يؤسس لنظام جودة شاملة في مؤسسة صندوق الضمان الاجتماعي وفق قاعدة صحيحة؛ لذلك فإننا وضعنا منهاج عمل صحيح بتوعية الموظفين بأهمية الجودة .وما هي الجودة وكيف يتم تطبيقها بخطة توعوية مدروسة محدّدة المعالم واضحة التطبيق .باعتماد رئيس مجلس الإدارة والمدير العام لصندوق الضمان الاجتماعي وتم إحالتها للمركز الليبي للتدريب والتنمية البشرية للمباشرة في تنفيذها ثم العمل في خط متوازٍ على عقد لقاءات حوارية مع بعض الفروع والمكاتب بهذا الخصوص.

ما هي الأسس التي يتم على ضوئها وضع معايير ومؤشرات قياس أداء كفاءة الفروع والوحدات الإدارية في الفروع؟

لا تقوم عملية التدقيق إلاّ بوضع معايير ثابتة وواضحة ويمكن قياس إمكانية تطبيقها وتحسينها و كيفية تقويمها .وهو أمر يستوجب الوقت والجهد والتركيز على الدورة المستندية وتتبع الإجراءات الإدارية من بداية تدفقها وحتى الانتهاء منها .وكذلك العمل علي تحويل كل ما هو وصفي لكمي لتكتمل هنا عملية القياس؛ ثم ننتقل إلى العمل مع الأقسام المناظرة في فروع الصندوق. وهو ما نحن بصدد العمل عليه من خلال عقد هذه اللقاءات بالعمل على تجميع كل المعايير لتكون متاحة في القريب العاجل لإجراء عملية التدقيق.

من المعلوم أن إدارة الجودة وضعت خطة لنظام الجودة الشاملة بالصندوق من خلال عدة مراحل بدايتها إدارة العمليات وقد تم مرحلة استنباط معايير ومؤشرات الأداء والتي من خلالها تتم عملية التدقيق الداخلي .

 ما هو دور إدارة الجودة والتفتيش وتقويم الأداء في ظل المتغيرات الطارئة وما الإجراءات الوقائية المتخذة؟

 إدارة الجودة تعمل من خلال فرق عمل يتم تدريبها وتأهيلها لتكون قادرة على العمل في أية ظروف إلاّ أن الظرف الحالي حال دون استمرار الخطة الموضوعة ونأمل في أن تباشر الفرق أعمالها حال أخذ الإذن من الجهة المسؤولة عن الإجراءات الاحترازية والوقائية من الجائحة التي طالت البلاد.

 هل واجهتم شكوى أو استفساراً ووجدتم صعوبة في إيجاد الحلول لها أو معالجتها؟

الاستفسارات والشكاوى في نظام إدارة الجودة وفق نظام عالمي  متبع وموضوع على أسس ومتطلبات الجودة الشاملة والمبنيّة في الإجراءات الوقائية والإجراءات التصحيحية وأيضا إرضاء الزبون سواء الداخلي وهم شريحة الموظفين أو الزبون الخارجي وهي الجهات ذات العلاقة المباشرة مع الصندوق سواء المضمون المشترك أو جهات العمل المتعاقد معها . التي من خلالهم يتم تلقي الاستفسارات والشكاوي ولكن في إطار عمليات التدقيق والتحسين للوصول بشكل مباشر إلى الإجابة على استفساراتهم ومعالجة مشاكلهم وتفادي عدم تكرارها في المستقبل.

غالبا ما تقوم المنظمات والمؤسسات باختيار فترة معينة من العام لتقييم الأداء وهنا نجد بعض من الموظفين يقرنون نشاطهم بتلك الفترة. سؤالي هنا هل لإدارة الجودة وقت معين أم أن  التوقيت ليس مقروناً بفترة محددة؟

التحسين المستمر سوف يندرج ضمن نتائج التقييم والذي يأتي ضمن التدقيق الداخلي والتي هي من ضمن إدارة العمليات والتي ستظهر مؤشرات الأداء من خلالها لتكون عمليات التقييم مبنية عليها والتي تستدعي تقييم الموارد الداخلة في أجزاء على هذه العمليات.

هل من عوائق تواجهها إدارتكم؟

 الظروف المحيطة بنا والتي طالت كافة المؤسسات وكذلك الجائحة التي ألمت بنا كانت عائقاً في ممارسة نشاطاتنا بالشكل الطبيعي؛ إلا أن الإدارة العليا وكافة المستويات الإدارية بالصندوق قدمت الدعم اللازم بالشكل المستمر والذي بعون الله سيعود على الإدارة بالكفاءة والفاعلية.

هل لديكم خطة عمل سنوية تسير المهام من خلالها؟

     نظامنا قد وضع ليكون وفق مراحل تبدأ بنشر ثقافة الجودة وتنتقل تباعاً إلى إدارة العمليات واستنباط واستخلاص المعايير منها والتي تعمل الإدارة في الوقت الراهن عليها ليكون مشروعا ً لها في الفترة القادمة، ثمّ العمل على عملية التدقيق الداخلي لإجراء عملية التقييم والتقويم والتحسين.

 صدرت مؤخرا عن الجمعية الدولية الإيسا (13) مبدأ حملت في طياتها الكثير والكثير من التحسينات للشأن الضماني؛ إلا أنه  تم استخلاص (7) مبادئ فقط ممكنة التطبيق ضمانيا ً ومحلياً .فأين وعند أية نقطة توقف المشروع؟

بادرت الإدارة مع فريق متابعة المنظمات الدولية ومكتب العلاقات الدولية إلى اختيار المبادئ التوجيهية للإيسا حيث تم العمل على (7) مبادئ من أصل (13) مبدأ كانت قابلة للدراسة والتحليل والتطبيق وتم عقد العديد من الاجتماعات على عدد من المبادئ المختارة مع الإدارات ذات العلاقة حيث تم شرح تلك المبادئ وتشكيل فرق لكل مبدأ ثم أحيلت مسودة القرار للاعتماد ونحن في انتظار الشروع في عمليات التنفيذ بعد توفر كافة الموارد اللوجستية الداعمة لتحقيق ذلك.